用excel制作表格前需要什么准备工作？

100次浏览发布时间：2024-10-09 08:55:06

01 明确制表目的

在制作表格时要先明确制表目的，也就是通过表格需要达到什么样的目的。

例如，领导要求对全年的招聘成果进行分析，分别按照预计招聘人数、实际招聘人数和招聘完成率来汇总每月的招聘成果，并且对全年招聘的完成情况进行统计分析。

这时就需要建立一份招聘数据源表，其核心字段包括招聘月份、招聘岗位、预计招聘人数，以及实际招聘人数等，如下图所示。

数据源表格建立后，就可以得到领导想要的统计效果，对全年度招聘完成情况进行了统计，并且使用图表对全年招聘任务完成情况进行了分析，效果如下图所示。

02 设定表格字段

字段是对一列数据的统称，是 Excel 表格的框架。

因此，字段的设定对于表格设计非常重要。要想设计出专业的表格，一般需要遵循 3 个步骤来设定表格字段，如下图所示。

字段分析

很多人设计表格时，都不知道表格中应包含哪些字段才最合理。

其实，大部分字段是根据制表目的而得来的。

例如，某 HR 要统计各部门员工的年休假天数，从中可以得出：各部门 = 部门、员工 = 姓名、年休假天数 = 应休天数。

因此，这张数据源表格中至少应该包含部门、姓名、应休天数 3 个字段。

字段拓展

3个字段并不能撑起一张表格，所以需要进一步挖掘这些基础字段背后隐藏的其他字段。

一般地，如果表格中要列出员工姓名和部门，那么员工编号是必不可少的，而且要统计年休假天数，就必须知道年休假天数是根据工作工龄来确定的，而工作工龄（指员工以工资收入为生活资料的全部或主要来源的工作时间，包括本企业工龄在内）是根据参加工作时间的长短来确定的，由此又可以得出，员工编号、工作工龄和参加工作时间 3 个字段。

字段顺序调整

做任何事情都要有一个基本的顺序，表格也一样。

如果表格中的行列安排不符合顺序，那么看起来会非常别扭，没有逻辑。

因此，在确定好表格中的字段后，还需要对表格字段进行排序，这样就能得到字段完整且排列正确的数据源表格了，效果如下图所示。